g0v summit 2014 場務

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2017-07-07 17:40 – 17:40	(unknown)	r0 – r1
顯示 diff + g0v summit 2014 場務 + + + 11/7手工 + 時間：11/7 (Fri.) 10am - 1pm + 地點：中研院人社館802會議室 + 人員：無薪派遣工20人↑ + 小提袋裝袋： + 一般小貓袋：議程、贊助商廣告、空白badge、badge吊帶 + 講者小貓袋：議程、贊助商廣告、badge吊帶、講者Badge、晚宴邀請卡、Unconference 貼紙 + 物資裝箱分類：t-shirt、海報、議程表、橫條、指示牌、新聞稿、… + + + + 11/7場佈 + 時間：11/7 (Fri.) 2pm - 6pm + 地點：中研院人社館2F入口大廳 + 人員：無薪派遣工20人↑ + 海報掛旗、導引立牌、議程表：2人 + 引導立牌請以 A2 滿版設計 + 搬運粗工（3F報到詢問處、4F專案攤位、用餐區、調整沙發桌椅）：12人 + 3F中研院長桌x45 + 南北側沙發區各5 + 休息區 20 + 報到區 5 + 詢問台 4 + 5 + 3F中研院椅子x123 + 南北側各 5x4 + 休息區 20x4 + 報到區 0 + 詢問台 3 + 4F外租桌 60 + 南北側各 15+5 + 長廊 15 + 備用 5 + 4F外租椅 200 + 南北側各 204 + 長廊 152 + 備用 10 + + 報到處&販賣部佈置：4人 ( 報到處規劃: http://goo.gl/j7h5SZ ) + 會議室設備調整測試：2人 + 線路組(david、波卡Poka) + 直播組(攝護線) + 攤位組 + 攤位佈置時，要先將桌子位置擺出來，以便線路組估算電力、網路距離 + <- 當日會到場協助場佈，一併確認攤位桌的擺放 + + + 11/7行前 + 時間：11/7 (Fri.) 7pm + 地點：中研院人社館802會議室 + 要有順暢的wifi和投影機，有包廂可以容納至少40人 + 希望有提供不難吃的簡餐或可攜帶外食，方便來不及吃晚餐的人 + 歡迎大家提供建議！ + 杭州南路的怡客樓下可包場，Poka 之前有辦過 Go! 聚會他知道 (推坑) + Bookshow 單場 $3600 可以先訂位 (30 個人等於每人 $120) 但不確定有沒有餐點... + 可參考 g0v小松地點收集區，超愛摩茲工寮，只是不在藍線上且週五衝堂 QQ bookshow 沒有餐點喔，要去附近買 XD + 我覺得Bookshow可能塞不下全部的人…Orz 抱歉現在預估要容納40+人 + 是說，coscup 工作人員都在哪開會呀 @@ + 都是線上，不過本年有一次的同樂會和手工日，可以讓組員們互相見面 + 噪咖應能容40+人。Changee 萬隆站Plaground也可容40+，有無線網路（20M，用AP較順）與飲料無限暢飲。 + 好奇目前地點確定了嗎？ + 人員：所有場務志工40人 + 線路組代表 + 記錄組代表 + 自我介紹 + 環境介紹 + 任務簡報 + 工作分配 + 狀況模擬 + 報到處 + Trello: https://trello.com/c/LCgoaru1/19-- + 各道報到人數與領取物品: http://goo.gl/XHDrvK + 臨時動議 + + + 11/8集合 + 時間：11/8 (Sat.) 7:30am + * 8點人集合會不會太晚？ + 人社館好像也不會太早開門 + 也是，我下面有問，線路組和場務如果有住宿需求要統一處理嗎？ + 建議七點半集合吃早餐、工作說明、八點技正會來開門（將包包放進VIProom）、一般為八點半報到 + 還沒開門的時候你們都在哪集合呀？MOS？ + 開門是會議室，走廊與報到處還是可以去的～ + 地點：中研院人社館2F入口大廳 + 人員：所有場務志工40人 + rundown： + 任務簡報、工作分配，最後一次收PR + 各就各位、整理環境，小組長確認細節 + 開始被報到人潮 DDoS ，內場各廳組長確認設備ready + keynote 開始，撤部分報到人力到茶點佈置 + 撤上午茶點，午餐環境佈置 + 發放便當、整理廚餘垃圾，收拾午餐環境 + 下午茶點佈置、晚宴場地佈置 + 撤下午茶點、撤 demo 攤位、撤報到處 + 撤紀念品販賣部，會議廳清潔 + 晚宴撤收清潔，集合意見回饋 + 現場清潔部分現場阿姨都會處理，不過他們晚上沒上班 + + + 報名 + 人力：1 人 + kktix 管理 + CFP 資訊 + 文案 + invited code 管理 + + + 報到 + 報到處+服務處人力：15人 + 動線圖 + 普通報到區 + QRCode報到 + Scanner、手機Scanner + Scanner 6 台 (600 人) + 已寄信，進入 kktix 贊助流程，會跟贊助窗口接洽，預計提供 6 台 Scanner。 + 使用 kktix manager App ( 有 iOS , Android) 說明文件 + lee能不能夠擔任當天現場技術支援？ + 是指關於掃 QRCode 條碼的問題支援?? + 可以用工作人員的手機掃描QRcode報到？當天支援各種技術狀況排除XD + 上次黑客松是用工人的手機直接掃沒錯，大台的SCANNER很難用 = = + 而且有的人不知道需準備好QR碼，還要去撈報名成功信會讓報到流程卡卡... + 我就是卡卡的人囧 (撈了四封信，太笨了) + 沒有準備QRcode的人就推到下面用「非QRCode報到」 + 所以流程是一來先看沒有準備QR就請去「非QRCode報到」? + 那一定要寫好報到方法<(_ _)> + 行前的通知信 & 現場排隊報到區可以再提醒一次：務必備好 QR code 報到 + (以免太多人去非 QR 報到區，會塞住) + KKTIX 有iPod touch+barcode 掃描器，搭配它的APP能做報到，手動報到準備任何能進 KKTIX 後台查資料的device 即可～ + 兩次黑客松都當報到櫃台的經驗是，不用kktix這個APP所叫出的QRcode都不好掃!!!!還會有反光的問題 + 所以要順便置入性行銷(?)一下務必用KKTIX裡的報名QRcode? + + 非 QRCode 報到（紙本報到或序號+個人資料報到） + 序號、E-mail、姓名 + 使用 kktix manager App ( 有 iOS , Android) 說明文件，依據報到序號、手機搜尋。 + 特殊報到區：媒體、講師 + + 物品： + 會眾 + g0v 小提袋 + 我的坑內容物清單要確認發空白的給報到的自己寫分沒餐卷和有的 + 工作人員（於 VIP room 發放） + t-shirt + 識別證與吊帶 + + + 場地 + 平面圖：二樓報到處、三樓服務處 + 立牌：https://docs.google.com/spreadsheets/d/1LsgMCx0hd7VqW4-ynTKPd-pUZ2a8y74hzMXCkxkyT2A/ + 動線圖 + 僅留二樓報到處至三樓詢問處一側樓梯 + 用餐 + 四樓後方大廳，午餐完後立刻撤場換晚宴 + 場地發想 + 3F：http://goo.gl/MVBKod + 走道至少保留 3m 寬度，人多才不會有壓迫感，所以茶點不設在三樓 + 報到與展售分開以免混亂。展售處另提供g0v (與NGO?!) 的捐款資訊 + 報到與詢問合併，因為屬性相近 + 需注意 KKTIX 機台數量 + 呼叫 lee ，收到請回答！ + OSDC 2014 是四軌報到，600人半小時，給你參考 + 長廊有 20 面全開玻璃板，可以作大型視覺輸出取代傳統的會議橫布條。內容可以是 g0v 的歷史、成果、以及過去活動攝影精選，e.g. http://goo.gl/34Z3f5 + g0v 照片集: https://www.flickr.com/photos/tkirby/collections/72157632969946032/ + kirby ++ + kirby++ + Kirby++ + 不知道誰有向日葵研習營和線路松的照片…？ + 線路松照片我記得 ipa chiu 有, 向日葵營可能要另外問... + 兩側較安靜的靠窗走廊擺放大量 IBM 桌椅、沙發、電源延長線，提供自發 hack 場地與交流空間：CLBC提供咖啡機、中研院提供沙發 + VIP 室供講者接待休息，和工作人員放置個人物品 + 習慣上在無線電內會以東南西北方向代稱 + 4F：http://goo.gl/GVAkEe + 茶點靠近落地窗，增加美食視覺效果 + g0v 攤位鄰近茶點，方便工作人員吃喝提高 demo 曝光度。電腦靠內側，螢幕比較不會反光 + 兩側長廊有很方便的獨立隔間，供 g0v 專案陳列展示攤位及成果。靠窗處擺放少量小圓桌，可提供休息與討論，以不妨礙動線為原則 + 單側最多有 14 個獨立展示隔間，但空間很小所以兩間併一間，a.k.a 兩側共可有 14 個攤位 + 攤位組 g0v summit 2014 + 場地打掃阿姨會處理垃圾等 + 露天中庭供晚宴總鋪師使用，因為在戶外應可用火，也較不會有油煙 + 要和林技正（三、四樓場地負責人）確認 + 晚餐isabel 跟 erin (資訊所幫忙借場地的朋友) 有在聯絡，也有跟林技正討論，可以跟他們確認 + + 晚宴場地： + 總鋪師入場備料時間：上午9:00。 + 總鋪師入場佈置晚宴桌椅時間：午餐撤場後。 + 用餐開始時間：晚間 6:00。 + 總鋪師撤場時間：晚間 10:00 前。 + 外場：圓桌 12 桌，每桌靠背椅 10 張。 + 內場：電梯後側中庭處。已與總舖師確認 OK，該團隊曾使用該處調理。 + 桌椅餐具：向總鋪師租用。 + 場佈：總鋪師團隊。 + 晚宴場地總鋪師需要中午用餐完，儘早撤場，最晚當天下午2:30前可入場佈置為妥。 + 清潔：總鋪師負責用餐區垃圾，廚餘善後，廚房刷洗，不做細部清潔。 + 總鋪師預計晚間十點前應可整理完畢撤場。 + * + * + 撤場 + 撤場計劃書 + 3pm：攤位撤收 + 4pm：陸續將桌椅推入庫房 + 5pm：晚宴場地佈置 + 議程結束時間？中研院6點下班 + 規模不大，撤場不是什麼問題，我當天是也是場務組志工之一，有問題都可以問我 + 晚宴場地總鋪師需要中午用餐完，儘早撤場，最晚2:30前可入場佈置為妥。 + + + 演講廳 + 每廳人力 + 主持+場控 + 議程組主持人 + 議程助理 + 直播+設備 + 直播：攝護線 (音地大帝團隊) + 燈光音響控制：各場地門神 + 線路組 + 顧門+客服 + 門機組：g0v summit 2014 門機文件 + + + 物資需求 + 大量各種長度電源延長線：線路組 + 線路組是否可能支援？ + 數量統計後跟線路組確認一下就好 + 束線帶：AceChen×1 + 大力膠帶/地毯膠帶：AceChen×1 + 抹布、紙巾、衛生紙 + 文具：隱形膠帶、雙面膠帶、麥克筆、剪刀、美工刀、訂書機、長尾夾…：JoeWang + 如果有要買的話，我家附近市場有10元出清品，好用的剪刀一把10元，美工刀一包10元三隻，膠帶、雙面膠也很便宜~~ + COSCUP 有場務組文具箱，裡面有每場 conf 的文具，給大家共用的～東西應該在 @pofeng 那邊 + 除了訂書機以外我都有準備一些了 + 我家就在中研院旁邊,上面這些我都可以準備 + 公用筆電（開新 account）：AceChen×1 , JoeWangx1 → 交給 caasi + 詢問處(服務台)可能會需要 1~2 台筆電 + Thunderbolt→VGA 轉接頭：jbytw×1, AceChen×1, Leex1, solringx1 → 交給 caasi + 可借出一條 + 我(solring)也可借出一條~還需要的話 + 推車 + 若有租外租桌椅，就會有海量外租桌椅推車可以使用 + 我是場地協調。請問現場會用什麼工具相互聯絡？無線對講機嗎？或傳統手機即可？ + 有無線對講機，幾乎人手一隻… + 瓶裝礦泉水兩箱 + 緊急醫療包/箱 + + + 接駁車 + （坑主 choupi ） + 參考資訊： + 首都客運 http://www.capital-bus.com.tw/ http://www.capitaltour.com.tw/ + 台北客運 http://www.tpebus.com.tw/service/reng_car.html + 大都會客運 http://www.mtcbus.com.tw/index.php?m=Service&a=index&showid=75&r=1.6 + 欣欣客運 http://www.shinbus.com.tw/renta.htm + 和欣客運 http://www.ebus.com.tw/rent_bus/online_rent_bus_1.asp + 三重客運 http://www.sanchung-bus.com.tw/style/frame/templates11/factory.asp?lang=1&customer_id=1853&content_set=color_1&name_id=69495&fid=3821 + 早上包車 2hr，從南港展覽館站接人 + 進來時跟大門講一聲即可 + + + 住宿 + （坑主 mindos） + 住宿請提早統計，需要提早請 erin 幫忙訂，跟確定預算 + 中央研究院學術活動中心 http://gao.sinica.edu.tw/huo-dong/room.php + 訂房 https://wrs.ec-hotel.net/wep4webhotel/webhotel/0081/hotel/showProductRoomList.action + 分房表：？ + + + TODO List + 可控制各廳燈光、音量、空調溫度？→值班中控室 + 可提供走道LCD？訊號從何處接入？→值班中控室 + 無線麥克風電池型號？→值班中控室 + 備援/公用 laptop + 四樓露天中庭是否有水龍頭供外燴使用？→確認(晚宴組) + 場務組和線路組住宿名單 + 工作人員列表在這裡https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ju218Y0amLpk7B18XhFcngBURhpsp2z8sausQiJ7dAE/edit#gid=1547015683，但不知道多久以前要敲定住宿名單？現在還有很多組人數未定 www + 無線電數量→門機25, 攤位3, 議程助理7 (不含線路組) + 租桌椅 + 場務組預算表 + 指示牌數量 + 印刷物內容數量 + 支出的發票和報帳 + + + 討論 + + scanner實在沒有很好用，用拍QRcode的方式還比較好用XD + 同意，iPod Touch 本身的相機就夠了 + 其他Conf的經驗是QRCode很容易拖慢報到流程OAO + SITCON經驗：議程場控屬於議程組的工作，出入管制是場務組下面的門神機動（門機）組負責 + 各位覺得怎樣比較好？一起來patch吧 : ) + + 大家好，小弟在 COSCUP 擔任場務組長，若有任何問題可以直接問我，我盡力幫忙 :) + 救星！！！ +Q+ + ++ + 請問志工是誰都可以報名嗎？還是要具有特殊技能呢？另外如果報滿了要怎麼知道勒@@? + 算是滿額了但反正還沒 7/31 就趕快填吧 XDXD + OAQ 該不會還要甄選吧XD + + + 檢討（除了提出問題，請提供下次秘訣） + 覺得這個很重要所以就寫在前面.... + 我相信寫檢討的用意在於，之後如果繼續辦 conf 可以避掉這些 bug，而不是像一般在工作上的考績檢討之類的(畢竟大家都是義務工作..) + 實際上事情都過了，單純對個人做不好的部份檢討感覺不太必要囧...(重點應該是發生問題的點和可以解決的辦法(秘訣) + 寫下各種秘訣之後，辦 conf 對於講者、會眾、工作人員的友善程度自然也會比較高O_O... + 然後其實我有略算(認)過工作人數(這是個壞習慣(O))，雖然只有 conf & 前後兩天，但的確是有些人在原訂的表上卻不克出席或是其他.... + 雖然(內心)感覺很不好，但責怪誰不會讓問題被解決...( 應該說工人數不穩定其實是可預期的..吧畢竟不論是不是義務都會有可能有狀況更何況其他問題...) + 以上 conf 的個人意見QQ....雖然我是隱藏版...((其實我想不到要寫啥了突然打結QAQQ + :+1: + lanf0n++ 完全同意檢討時對事不對人，如果機制能更完善，就能最小化工人必須記憶、額外注意的事項。我相信這也是每次檢討希望能留給未來活動的：如何比這次做得更好。 + 補充，其實沒出現的只有兩三人，報到率超高的！ + 對事不對人也是我的原則，是說我針對販賣處嗎？ <-這是誤會XD + 如果是指標示立牌，我覺得我該檢討，畢竟這個影響很大，而且是我事前就知道可能籌備不足 + 和行銷組的sync也沒有很好，沒有掌握平面輸出送達的時間（指標立牌是前晚才到） + 我的想法是，雖然身為組長可能有各種必然該面對的責任，但本來就不是每個人都能把事情做到「最好」；很多突發狀況或是意外，可能當下面對事情的人有自己的考量，所以選擇這樣做(得到的結果也許並不太好 or 有更好的做法).... + 啊...其實講白了我可以實質感受到 Ace 你覺得自己可能各種做不好或是很多都該是你的責任，但我想表示的是，既然 conf 已經結束了，該在乎的本來就不是「這到底是誰該負責」而找個人出來砲或是承擔問題，對於往後 conf 比較重要的該是，這之間的溝通發生的問題點在哪、要如何解決(或是有什麼更好的做法?)之類的.... + 我相信大家都可以體會「做事的人的辛勞」，而不會願意多做責怪或是希望誰自我承擔過多的壓力什麼的 :D + lanfon++ ace++ 把檢討共筆當作找到下次秘訣的通道吧！漏接的球下次怎麼接，現在開始有紀錄，bug 就有機會被看見 :D + + (個人出包)標示立牌數量和內容有許多問題，copy template 的時候要注意 + 販賣處似乎沒有立牌指示，會眾好像都是走來走去才碰巧發現 + 後來發現我有送印，但不知道為什麼有些輸出不見了… + (個人出包)忘了印標示立牌的列表，場佈的時候很多人不知道要貼哪邊 Orz + 沒有跟行銷協調好小貓袋內容物到達的時間，手工日暨場佈當天效率有點差 + 補個小貓袋的 bug, 講者小貓袋因為是最後裝，所以應該會沒有 livehouse.in 的傳單跟KKBOX的雜誌。 + ((實際上應該要先裝要給講者的小貓袋, 就算杯子太晚來還是應該要先裝 & 獨立出來 + 如果有不同小貓袋的詳細 spec 就好了。另外除了人工外，不知道有沒有快速確定傳單數量的方法？衣服也一樣，雖然每綑十件，但中性（ Adult ）和女性（ Ladies ）的標識很小，甚至有十件女性沒有寫 Ladies （特別版？）。 + 其實小貓袋的內容在最上面....(但我也是餵完一堆貓回家之後才看到) + 要是贊助商廣告也有細目就更好了 + ↑事實上是有的，我有點過，但KKbox遲到，理論上是可以不用裝進去的 + ummmmm...可是講者的袋子東西應該要最齊才對? 畢竟聽說給 talk no pay 國外講者只有支援機票錢...(雖然kkbox對國外講者來說可能也看不懂XD + ↑這是工作順序的問題，講者小貓袋還在等貼紙和晚宴卡，我一定是最後裝，這麼在意廣告的話，大不了從會眾那邊抽幾張出來 + ahh...我不是那個意思啊, 裝的順序的確是講者的最後裝(所以才會少 livehouse.in & KKBOX)，對台灣的講者而言那的確是廣告，對國際講者也可能一樣或是只是覺得它就是個看不懂的東西... 但也有可能有人想看(不論是看設計感 or 內容)，當然也會有非預期的像是講者可能身邊有認識的一般會眾，這樣自然會發現 "講者袋裡面的東西比較少" 在感受上就會有落差吧(雖然它實質上只是個廣告紙...) + Ace: 有些工作是跨 conf 的，事前必須再 check 。 Trello 卡很多，要再 review 一次。 + (lanf0n 提到) 雖然有排班表，但是要是這班機動去執行耗時的任務，必定會影響到換班。 + 班表有各種 bug XD + 補一個 exhausted 的來源... 工人的機動時間應該是 on call(但該有時間休息), 有些組好像反而是一直在work... + (然後 ace 跟 lee 自己好像都沒有排休息時間...囧 + 我也覺得二組好像一直在 work？話說是不是縮短排班的間隔會比較好？ + 例如每 30 分鐘就換一次班之類的？ + 縮短的話，怕一 delay (延遲換般)就會班表更混亂。現在至少可以最後結束時間回到班表時間 + 感覺是需要另一組巡邏(閒晃?)人力, 其他工作人員移動中極有可能被有狀況的會眾攔下來導致各種delay... + 所以其實是需要更多人力？ + 會眾通常會問門神啦，畢竟坐在那看起來就可以問 + 好問題XD 不過閒晃的時候是有遇到門神在裡面外面沒看到人或是會眾離門神比較遠(看不到) 然後我就被攔下來惹...(雖然也沒事ww) + 哈哈哈哈哈，因為門神如我有時候會進去聽 (站在裡面的門旁邊) + 也許是需要常備機動組？ + 就場佈(11/7)晚上聽到的流程, 感覺有狀況的話能協助(移動)解決的人口不是很穩定, 且主要協調人 ace 自己沒有排休息時間XD + 像中午吃飯的時候有口譯的要進中控(但鎖起來), ace 似乎在忙其他事找不到人處理 ((後來先跟 LY 借了他的 mac 讓口譯用 + ↑我沒聽到這件事，有呼無線電嗎？ + 有先問, 有可能沒有傳出去...(無線電也有操作 bug XDDD + 阿平有一次在講話但沒有傳出去服務台有一次用無線電講話但內容斷斷續續.... + ↑我有聽到的問題都有派人或自己去解決：R2投影顏色/打翻飲料/需要大力膠帶/沙發壞掉... + + 我自己的經驗是：早上兩班，下午兩班，中午重疊輪流用餐。這樣會比較好掌握機動人力。 + 然後增設一組機動巡邏，其他人固定在同個地方休息。 + 另外，我個人偏好不要使用固定門神，改用流動式管理（反正週末會溜進中研院人社館的閒雜人也不多…）這樣每一廳可以再少一組輪班 + 不知道為什麼有很多人的無線電一直在 Ch1… + 記得在錯誤的channel上發話更正 + 我沒跟大家一起領就犯了這樣的錯 + 村長一直待在 ch2.... lol ((遇到才知道他一直聽錯頻ww + 之後可能得請線路組確定各組使用的頻道後，除了在發的時候告知外，也一併留資訊在 slack ? (or private...純通知工人的地方 + 也許每過一段時間又要重新在每一頻廣播正確的頻道？ + 因為會有跨頻問事情的問題(<-場務跟線路協調之類的)也許跨頻應該要請跑過來的人告知回覆的時候切到那頻去回覆... + (但其實很多問題是無線電問完之後就沒下文囧> 不過這個對於切到完全沒人的頻道還是無解XDD + 除了 SLMT 提到的每一頻廣播外，還可以定時對所有人做通聯測試，確定都聯絡得上，可是這樣搞得像國軍，沒有效率。 + 我覺得可以派一人專職跨組無線電總機＋監看口譯＆直播是否順暢 + COSCUP 2014 的經驗是，無線電 OP 班出動需要額外3-6名人力，而且會沒有時間處理其他事情，類似塔台的概念 + 我那時情形是在忙報到處事宜，請人幫我拿無線電，就被告知是在 Ch1 囧> + 不太能掌握機動的人數，尤其在報到處縮編以後 + 需要直播/線路/口譯的快速聯絡窗口，處理會眾反應的問題（Slack 和無線電有點太雜） + 無法跟議程助理或會議主持直接溝通，許多消息傳不進去：食物的通告、銷售的宣傳、臨時大會報告等 + 需要無線電OP + 本來的想法是也給無線電，但後來想到更好的(?)做法XD + 可以預先在寫好要議助要提醒的事項在便利貼上，議助來的時候再請門神轉交(讓議助貼在自己的座位前)；因為有可能議助還是會忘記(請門神留意)，所以要一直提醒一直提醒一直提醒 XD + 但署名上可以由場務小精靈(〞︶〝) → (辛苦的)場務小精靈(´･_･`) → (累死的)場務小精靈\\(〒_〒")/ + 結果導致議助意圖收集小紙條而故意忘記提醒(́◉◞౪◟◉‵) + 無線電沒有歷史紀錄，漏聽就 gg 了。又無線電一次只能一個人講話。 + 沒有橫向連結（議程助理＆線路組＆直播＆口譯）的窗口的確會是個問題，因為場務不見得每個人都馬上可以把會眾的問題反應到Slack上，我自己連wifi也斷斷續續。 + 之前 Conf 的經驗是無線電會分成兩個頻道，總頻和場務頻，然後場務組長要帶雙機（外加兩隻耳麥），負責溝通場務內部和其他組別 + 遠距教室(R3) 的位置標示不清楚，致使很多會眾找不到，另外聽眾人數也遠超過教室容納量 + 大會手冊沒有場地圖，最好連中研院地圖都有。 + 也許不需要發給會眾每個人，印成大張貼在海報架上會比較節省資源... (不熟場地的)工人的話有需要再提供 + 這樣也比較不會影響 DM 的整體設計(放地圖對設計師來說是負擔啊XD + 牆上有場地配置圖啊，但如果會眾會看的話還會問場務嗎？ + 哪邊QAQ? 我是指像貼在服務處旁邊立的海報架之類的(? 不過會眾無法預期到底會不會看也是蠻 0rz... + 未來若將特定房間設為講者休息室，可以將三樓吃飯區隔出一半作為工作人員休息室？避免互相打擾。 + 同意，尤其後來房間內的採訪讓工作人員無法進入，十分不便 + 如果採訪是有收音的錄影錄音，建議另闢安靜的空間進行 + vip room 會用來採訪這件事我也是11/7晚上才知道 XD 當然，如果可以把3F後方圍起來作為工作區是最好。 + 通常如果只有三軌議程，遠距會議室就會是工作區。 + 另闢安靜的空間 +1 + 第一天和第二天的銜接，因為地點不同，似乎因為不明原因導致會眾以及外國講者非常多人，先走到人文館發現走錯了才又花時間移動到資訊所 + 線路組若跑「報到流程」，會影響到工作。事前先發識別證，當天直接開幹，事後再補衣物等贈品如何？ + 各組識別證與小貓袋交給各組組長自行處理 + lanfon 還提到，節目單上面沒標場地。 + R0 = 國際會議廳 + R1 = 第一會議室 + R2 = 第二會議室 + R3 = 遠距教室 + 像電動秘技一樣，會眾難以得知。建議加註。 + 後來有貼 DM 的議程寫在右上這次應該是設計上的 bug XD ((我有在各處散播XDDDD + 我想也是，不過還是寫一下XD＿ + lanfon 有來開場務會議嗎？我有提醒這是最大的bug + 另外，有部分場務還是沒來開會，我也沒辦法… Orz + 呃我只有 11/7 有在....(攤位場佈&幫餵貓&確定無線電) 11/8的工人有些 11/7 沒來所以.......(是有部份人不知道) + 我11/7晚上有特別提醒。但老實說，寄了這麼多Email說一定要來開行前會，還是有人沒到… + 就我所知有人11/7晚上才回台北...來不及開會 + 口譯/翻譯的獲取來源可以說明更清楚 + TutorABC 的機器只能聽 R0 + 其餘場次需在網站上觀賞翻譯 + 我大多時間都不在場內，請問各廳主持人有宣布庶務事項嗎？包括點心和午餐在哪裡之類的？ + R1 下午場有來自社會所的會眾，他們沒有 badge (進出會場時無法檢查通過)。也許下次給予能識別的東西？ + 我在報到處時，他們是有拿badge的。 + 詳情問shuhwa + !! 難道我被騙了... 有不只一人跟我說他只參加社會所這一場，所以是用不同的系統報名(中研院之類)、沒有 badge + 報到處有一張人手點名的名單，就我所見，報到後仍然有給小貓袋和badge （我也有給過） + 可能是從電梯那溜上來的...XD + 瞭解，下次應請他們補報到取得 badge + 電梯處有 bug 阿！那邊是不是也可從一樓溜上來？ + 1F不知道不過2F 沒有報到處(縮到3F)之後，左右兩邊的電梯是可以直達3, 4F... + 有 badge ，要報到，沒有強制只能聽R1。沒有來報到應該是社會所那邊沒通知到…（cc Lee ） + 場務工人應對場次資訊(場地/時間)有更多瞭解，或是有簡表在手邊。否則容易被迷途的會眾問倒。 + 這就是手冊裡面沒地圖的bug… Orz + 手冊沒印，也沒有廳別。 + 另外可能要有場務「上工前必讀秘訣」之類的條列式文件(?) + 工人需知++ + 有場務不知11/7晚有行前會，因為場務行前工作調查表並沒有把這行前會列進去。 + + 食物組： + 大家都不喜歡吃早餐... + 秘訣1: 事前通知(強調)有早餐 + 秘訣2: 強迫大家報到時拿一份早餐(?) + 其實很多人不知道早餐在哪............. unconf 無解XDD ((我吃了兩個包子!! + 可是unconf的早餐也剩很多...(unconf的很明顯) + 我突然好奇了一下所以大家都知道有工人用餐區嗎? 中午吃飯有用到嗎? (<- 撤早餐之後就沒有離開過四樓的人) 是說工人的午餐也沒有拿去工人用餐區發就是了... + 是卡西左手邊那個還是......同位置的 4F? 後來好像被大量會眾佔領了wwww + 可能是沒有圍起來所以被會眾以為是一般可佔領的區域(X) 昨天有跟卡西聊到如果需要把 vip & 工人休息室分開的話，也許可以把那塊圍起來變成工人休息區 + 其實後來會眾跟工人都混在一起了XD + 工人用餐區在3F後方！我覺得跨組會議的時候大家也沒有很關心場地規劃 XD + 跨組會議是哪天O_O....? ((我好像除了 11/7場佈外其他都是跟 Lee 獨立溝通...完全不知道各種開會囧... + 不管怎麼宣傳，大家還是會集中到一側(南側)去吃點心 + 秘訣1: 乾脆只擺一邊(?) + 秘訣2: 兩邊分別有指標提醒會眾另一邊也有(可以放在已有的立牌上) + 可能是因為攝護線的箱子....(X) 感覺那邊就不能過啊XDDD + 有朋友跟我說因為他去別的conf時是只有南側有食物(北側只有攤位), 所以他就習慣性的跑到南側來吃 + 南側是右邊樓梯？人行走習慣靠右 + 是右邊這個應該也有差沒錯... + 我有做指標，好像擺的不夠顯眼？ + 南側中午發便當的人手晚到時太晚求救 (這是因為我沒有搞清楚人手理論上要到的時間) + 秘訣: 記好人手理論上要到的時間, 時間到人還沒來就開始用無線電追殺 + 便當數量估的有點驚險（10am統計死線前報到的會眾太少） + 點心不確定是多估還是宣傳不夠？ + 點心應該很難估吧? 很難知道這次來的都是大食怪還是都是小鳥胃(?) (<- 身為一個下午從來沒有肚子吃點心的人) + conf 當天工人早餐太晚到，打亂許多計畫 + 考慮不要再訂麥當勞，或者叫其他分店 + 沒有通知到大家：有準備早餐給全部工人和講者 + 行前通知記得列入 + + R0 國際會議廳： + 沒有合適的桌椅用來panel（沙發＋小茶几應該比較好，但小茶几太重不好搬，圓桌則太高，最後只好遷就圓桌而擺摺椅） + 兩人沙發不適合 panel（每個與談人應該在視覺上是獨立的） + + + 報到組 + 票種高達 11 項，考慮減少？ (ref. 票務相關討論: g0v Summit 2014 ) + 贊助票混亂，由於時間太趕，因此一部份贊助為 VIP 票種、一部份為保留票種，導致後來統計不利。 + 晚宴小卡與Unconference，導致 VIP 與講者報到有點繁複。 + 精進方法：unconf可以沿用conf的QR code（KKTIX許願） + 精進方法：晚宴門口紙本簽到後發小卡 + 下次不要那麼多~~ 拜託~~ 我跪~ + 門口報到處，常常必須redirect報名者到正確的路徑，因為UI上，給講者和特殊報名用得橫式桌子很像報到處，比立排標示還顯眼，一堆人直接走往橫桌才發現走錯 + 場地規劃，恩....我覺得這也是票種太多的問題，單純的話就不用這樣安排了 XD + VIP 和「特殊報到處」的語意不大容易分辨。（VIP 也很特殊？） + 分 A, B, C 軌 + 我覺得是票種太多，多到不知有什麼辭彙可用，又加上後來一直私下增加的哭哭票，還有特殊報到處之特殊報到 XD + Exception handler - 報到處若碰到例外情況，沒有辦法迅速決策。例如，kktix 掃描但是 invalid code；例如，某講者長官的助理沒有報名但一起來（應立刻放行）。 + 當下若有指定一個現場做決策的負責人，只要 error 立刻 handle 就會好很多、禮貌很多 + 之前有跟報到人員說，掃kktix QR Code 不過還可以用人名or email 搜尋，下次可以強調 kktix 的使用方式 + 通常來現場，說是經由xxx介紹，但找不到身分時，我是直接請他簽名，就讓他進去了。 + badge 有一個很大的問題是無法沿用 .... + 上面有印 2014 的關係，導致很多多印的 badge 可能只能丟掉?QAQ ((或是拿來當紀念品發嗎...但好怪 + 用貼紙蓋住下次繼續用? + ++ + 沒有丟掉啊，全部還在我車上，大松已經決定無限期沿用，2014字樣有紀念感++ （我決定黑客松都用貼紙寫好名字貼上，用完回收） +++++ + 報到時給予物品太晚確認，前一天才說講者衣服、耳機要在報到時領取，導致當天現場混亂，後續去申請講者耳機交由議程助理給予才解決，感謝 AceChen ipa chiu 幫忙。 + + + 販賣組 + 沒有清點表加上二度送貨人員不同，第二次送貨數量沒有登記，輕微點收混亂 + 建議使用 POS + 這個村長有想過，但是太臨時所以沒辦法支援。有POS也比較好處理發票 + 建議支援 credit card (Square?) + 需要英文 support + 販賣處沒有拿無線電，負責發工作人員衣服的 caasi 那邊也沒有辦法移動過去協調多的衣服 + ((導致有會眾先在 caasi 這問完 size 之後跑去販賣處，剛好那邊賣完(但caasi這有) 販賣處那就卡住........ + 當天的解法是我默默跟著那個會眾過去((順便跟阿平聊天(X) 在他們一片混亂的時候去跟卡西要衣服www + ((以後也許可以給販賣處一個無線電 or... 請那邊的人來卡西這問 + 另外是（工作人員報到處）卡西這的 bug, 因為他負責的位置只有一個人，導致他連要上廁所、領便當都不方便甚至 4F 的點心長怎樣都不知道QQ... + 卡西應要有人可以換班 + 如果把報到處和工人休息區併起來的話, 有工人在休息的時候應該可以放卡西出去玩XD + ++ + ++ + 不知道點心長怎樣也太傷心了, 食物組只好支援偷留點心的功能(?) miaoski就遙控我留了一個XD + 最後可以拿點心的時候有拿一盒給 caasi XD + 班表上我應該要跟卡西輪班，但是我自己也忙不過來 Orz 卡西對不起 + summit共有三個場務放鴿子no show，人力吃緊不然組長也不用去輪班了… + 另外，有配給蝦蝦無線電好嘛！是她忘了去領吧？去支援的場務 Crys Jheng 也應該要有無線電！ XDrz + ah....也有可能各種太緊張/不會用/不好意思用(X) 無線電有時候講話像是石沉大海完全沒有反應囧... + 導致也不確定話有沒有發出去.... 其他蠻多問題應該是沒有一直提醒一直提醒一直提醒的關係((因為很重要所以要說三次XD + 不確定對方是否有收到訊號，就要過個一小段時間重新發話一次，如果還是沒有就要直接抓人了XD + 無線電本身是「單雙工」設備，下次可能可以考慮安排活動前安排無線電教學 + 11/7晚上和11/8早上都有教學，但我覺得不是無線電使用的問題。我建議要Slack有場務channel，輔助無線電通報，然後有個人幫忙監聽監看橫向聯絡，最好也有issue tracking XD + + 攤位組 + 補一下攤位的狀況： + Kirby 沒有回信所以不知道他沒有時間擺攤，另有一攤因為家中有事臨時無法前來。 + (但剛好在抽順序的時候是攤位區的正中間囧> 導致中間非常空看起來很突兀 + 另外 tom 因為較晚有事所以比其他攤更早撤攤 (((於是中間空三桌 Orz + - + 也許之後可以在確定空桌的時候改配置成野生 hack 區或是休息區 + (或是讓其他攤擴攤? 但他們可能沒有加用桌子的需求... + 相當抱歉, 我原本的確有要擺攤, 東西前一天都準備了(電腦,投影機跟投影幕), 當天也有帶到現場, 主要是因為睡過頭, 到中研院時keynote 已經要開始了, 又身兼攝影所以完全沒時間去擺.. 下次我應該還是要多找一位幫手比較不會出包 >"< + ( 是說就算擺了人也不在現場就是了, 當時是有先問過可以這樣擺, 不過看來效果似乎不好, 也許下次擺攤可以要求至少要有一個人雇 ) + kirby++ XD 我也會想好備案以供下次參考ww..((畢竟還是有可能有空攤的狀況XD + + 我所知的攤位組： + 攤位組從場務分出來後，我一直都是跟 Fumi 協調，但後來才得知她不能來，似乎也沒有交接地很清楚，另外，工作人員名單也一直沒有攤位組，跨組會議也都沒來。 + 對不起，我當時生病，沒有交接清楚，也沒有說明。有點隔太久，但還是希望如果當時參與的人有看到，請接受我的抱歉。我當時狀況不是很好，謝謝！ + 我能做到的就是請 Lee 去問各攤位有沒有什麼需求，然後盡量幫忙。 + 應該說沒交接...我也是 Lee mail (or FB, 忘了) 問我的時候才知道... ( RSChang 被抓去口譯是在 trello 上發現... + sync 一下我自己的情況， + 1. 7月之前有在追 summit 的 hackpad, 但考量到唸書時間沒有填工作人員表(所以一直不是工作人員) + 2. SoC 開始後就沒什麼 follow, 攤位被分出來是 9 月進坑才知道(且知道的工作項目只有協助連絡各專案主) + 3. 根本不知道跨組會議在幹麻...lee 給我的信裡面只寫 11/8 能否協助庶務 + (我後來有試著去找攤位組到底要做啥...但攤位組像是隱藏版一樣沒出現在各文件中.........) + 衣服也是 11/5 晚上 Lee 才問我 size, 慶功宴也沒有被調查到(雖然本來也在猶豫要不要去 + 另外也補一下跟場務的衝突: ((想了五天還是覺得應該要說明 + 我覺得還是需要更正一下...咆嘯/咆嘯信都該算是情緒用詞，當時情況也許沒有如此嚴重，只是比較兇的語調以致於我和tutorABC的人員都愣住。 + ....總覺得怎麼解釋好像都不對(但我真的耿耿於懷QQ)，如果這三天有任何做不對、做不好甚至是越權的問題，請直接告訴我，也很抱歉覺得自己似乎造成困擾 <(_ _)> + + <--- 以下有情緒用詞 ---> + 下午的時候因為 tutorABC 的設備收了兩次咆嘯信，當天的狀況，我記得沒錯應該是所有場務休息, 可以 R0 去聽 lightning talk → 快結束前 10 分鐘左右, Ace 用無線電通知攤位組提前收 → 收攤位桌的時候被 tutorABC 問設備的問題 → 無線電問，收到咆嘯信(太大聲了認不出是誰) → lightning talk 結束，會眾散場後， tutorABC 問有設備還錯 & 缺少的問題 → 無線電問，收到實體咆嘯信。 + * + 在場務和攤位兩組獨立運作的情況下， tutorABC 的攤位和設備應該不是由攤位組負責；但在兩次咆嘯信的期間， 4F 我所在的位置是沒有其他工作人員的，所以 turtorABC 的人自然會就近找「工作人員」詢問。(但攤位組本來就沒負責到這部份只好用無線電問....結果收咆嘯信) + 會眾散場 = tutorABC工作人員可以下班，自然會對還沒歸還的設備追討(而且因為有編號, 還錯支他們也蠻在意的)，場務此時忙著收其他地方是可以理解的，但應該要有人在第一次詢問的時候就先來協調(如果場務和攤位要獨立開來的話)，以避免協助詢問的時候收到實體咆嘯信。 + (當天大概跟他們道歉了數十次...) + + 基本上在無線電被兇的時候我只知道「設備是 ipa 幫講者借的」，而沒有聽出來是誰說話；第二次被兇的時候才知道上面登記的名字是 Ace (因為他本人跑過來...) ，然後我被當著散場人潮的面咆嘯。 + 當下我真的滿肚子苦水(+不爽)，不論從哪個方面來說， tutorABC 的設備我實際上管不著只能負責傳達(場務和攤位分開的話)，況且一直聽到「你不是場務組的」就覺得更加不爽。(雖然是事實但tutorABC也不是場務管的啊) + 所以後來我索性直接去找 clkao 問有兩個會眾沒還設備的事(省得收第三次咆嘯信)，甚至在聽到「場務先來 R0拍合照」的時候(怒)把無線電直接拿掉。(然後安靜的收桌椅) + 後來有兩支設備沒還，應該要再用無線電問的，但為了避免再收更大力的咆嘯信，乾脆自己簽了。 + <--- 以上有情緒用詞 ---> + + 講那麼多其實只是想表示: + 1. 攤位應該算在場務的一部份 + 2. 實體咆嘯信不論對會眾或是工作人員傷害很大 + 3. 我其實還是很 care (到這行打完為止) + 撇開場務分工的問題，個人覺得 lanfon 現場處理口譯耳機的方式非常妥當（當散會並確認留有身分證的會眾暫時找不到時，先向對方確認後續處理流程並讓廠商可以先離開）其實我當時正要上樓去做一樣的事，遇到 lanfon++ 回報說已經處理完畢。 + 只是想表示這部份的權責的確有點混亂，攤位實質上應該可以併入場佈(但排在原本和Ace輪的機動之類的)... + 不是要申訴任何人的意思對不起!! >"""<(總覺得越解釋越混亂) + Sorry 攤位部份，事前應該由我橋好聯絡方式，沒有想到 Fumi 臨時有事交由 lanfon ，卻沒做好交接連絡方式，應該那時就把 summit 一些工作群組事項給做好，就不會導致權責不清。 + 對不起，我當時生病了。造成大家的麻煩，沒有交接。 + 狗尾續貂一下… + 1. 攤位組不算在場務組裡面。 + 2. 個人口氣不好是事實，我會改進，但「當著散場人潮」「咆嘯」是很主觀的敘述。 + 3. TutorABC的外包商認得我也有我的手機，場佈設備簽收＋借了13組耳機給外國講者用，我都是窗口，有問題他們應該直接找我，在會議議程（閃電秀）還沒結束前不必幫他們催還。另外，耳機放錯格跟我們無關，無須在無線電中討論，更不必代任何人跟他們道歉。 + 第 3. 點前段的部份，應該是 summit 前完全沒提到才會造成無線電溝通問題；「放錯格」的部份，是我當下沒有說明得非常清楚....和他們借的設備上都會有「編號」，當時歸還的數量是正確的，但有一支「編號」是錯的(還錯支)... + 道歉的部份是我自己認知上覺得「應該要道歉」，不論是因為無法有效的解決他們設備回收上的問題、或是後續處理追回會眾帶走設備造成的拖延之類的... + + *總之，辛苦了<(_ _)>